Roundcube - Autoresponder/Abwesenheitsnotiz einrichten - Seelwerk

Roundcube - Autoresponder/Abwesenheitsnotiz einrichten - Seelwerk

General

Wir erklären Ihnen Schritt für Schritt, unter Beachtung des Sicherheitsaspekts, wie Sie im Roundcube Webmailer einen Autoresponder oder eine automatische Abwesenheitsnotiz einrichten und versenden lassen.

Der Sicherheitsaspekt

Möchten Sie einen Autoresponder einrichten, so bekommt jeder Absender eine automatisch generierte Antwort. Solch ein Autoresponder kann ganz komfortabel dazu genutzt werden, um Kollegen, Kunden oder andere Kontakte über eine bevorstehende oder aktuelle Abwesenheit zu informieren. Hier sollten Sie darauf achten, solch eine Abwesenheitsnotiz nur an einen restriktieren Empfängerkreis zu verschicken wie zum Beispiel Kontakte in Ihrem Adressbuch oder nur an Personen innerhalb Ihrer Organisation. Angreifer können die Information über Ihre Abwesenheit im geschäftlichen Zusammenhang nutzen, um so z.B. einen sogenannten “CEO Fraud” vorzubereiten. Achten Sie deshalb darauf keine Informationen bezüglich Ihrer Abwesenheiten und Interne Strukturen, wie z.B. Ihre Vertretung, über einen nicht ordentlich aufgesetzten Autoresponder zu verschicken.

Roundcube - Einen Autoresponder bzw. eine Abwesenheitsnotiz einrichten

1. Anmeldung

Navigieren Sie in einem Browser Ihrer Wahl zu Ihrem Roundcube Webmailer und melden Sie sich dort an.

2. Neuen Filter anlegen

Klicken Sie nun auf Einstellungen > Filter > Erstellen (“+” Icon). Je nach Version des eingesetzen Roundcube Webmailers können sich die Positionen bzw. die Beschriftungen dieser Links unterscheiden.

Roundcube - Neuen Filter anlegen

3. Filterkonfiguration

Geben Sie dem Filter einen Ausdrucksstarken Namen wie z.B. “Abwesenheitsnotiz” oder “No-Reply-Autoresponder”, angepasst auf Ihren Anwendungszweck. Mittels den zwei Einstellungen “Bereich” und “Regeln” können Sie den Filter justieren. Für eine Abwesenheitsnotiz empfiehlt sich folgende Konfiguration:

Bereich: trifft auf alle folgenden Regeln zu

Regeln

Attribut Vergleichsoperator Wert Bemerkung
Aktuelles Datum Wert ist gleich oder kleiner als 31.01.2020 Der Wert muss mit dem selektierten Format übereinstimmen. Als Wert geben Sie Ihren letzten Tag der Abwesenheit ein
Von enthält @seelwerk.de Geben Sie hier die Domain Ihrer Organisation/Firma ein, um die Abwesenheitsnotiz nur intern zu versenden. Dieses Feld können Sie auch weglassen, sofern Sie eine Antwort an alle eingehenden E-Mails senden möchten.

Roundcube - Bereich & Regeln

Aktionen

Feld Wert (Beispiel) Bemerkung
Nachrichteninhalt (Abwesenheitsgrund) Ihre Abwesenheitsnachricht Geben Sie in diesem Feld Ihre Abwesenheitsnachricht ein, welche verschickt werden soll
Nachrichtenbetreff Out of Office Nachricht Der Betreff der automatischen Antwort
Antwort E-Mail-Adresse Leer Dieses Feld können Sie leer lassen
Meine E-Mail-Adressen Ihre E-Mail-Adressen Geben Sie Ihre E-Mail-Adressen ein oder klicken Sie auf den Link “Mit allen meinen Adressen ausfüllen”

Roundcube - Aktionen für Autoresponder/Abwesenheitsnotiz

4. Speichern & Test

Speichern Sie die gerade getätigte Konfiguration und schicken Sie sich nun eine E-Mail oder fragen Sie einen Kollegen, um die neue Abwesenheitsnotiz nun zu testen.

Seelwerk ist eine Full Service Internetagentur aus Fürstenfeldbruck. Von der Erstellung Ihrer eigenen Internetpräsenz, über die Entwicklung professioneller Individualsoftware bis hin zu Security Consulting und Notfallservice. Bei uns bekommen Sie alles aus einer Hand.